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Ateliers à distance ? Nous vous expliquons comment...

17 mars 2020

Design Thinking et ateliers de co-conception adaptés au travail à distance. À distance ?!! Oui, oui, vous avez bien lu. Nous vous expliquons comment faire.

De nombreuses entreprises ont adopté la méthodologie du Design Thinking. Certaines entreprises en ont même fait leur unique gagne pain. Et on les comprend… Le Design Thinking est une approche très simple d’accès, compréhensible et facile à prendre en main par des participants, d’autant plus s’ils sont guidés de main de fer par des animateurs chevronnés (encore appelés facilitateurs, car ils facilitent le travail du groupe).

Cette méthodologie mobilise entre autres, collaboration, co-conception, co-création… Collaboration ? Vous avez dit collaboration ? Mais en ces temps de confinement alors, tout s’arrête-t-il ? Non, même confinés, même à distance, mettre en oeuvre la méthodologie Design Thinking est possible. Nous vous expliquons tout

Chez Idean, nous avons l’habitude de faire des ateliers à distance, notamment pour nos projets à l’international. Avec 700 Ideanistes à travers le monde, la collaboration à distance est comme une seconde nature chez nous. Entendons-nous bien : nous sommes bien sûr convaincus que le partage au sein d’une équipe en chair et en os, concentrée lors de temps d’échanges privilégiés, reste la meilleure méthode pour arriver à l’objectif…

Mais à mesures exceptionnelles, réponses exceptionnelles !

Alors en pratique, comment faire pour maintenir les bénéfices de la co-conception dans ces nouvelles conditions ? Soyons créatifs et pragmatiques ! Pour transformer chacun de nos types d’ateliers de co-conception en atelier à distance, voici nos recommandations pour un design sprint ou un atelier à distance réussi.

Préparation : l’équipe doit se réunir virtuellement

Ouf, pour cela les moyens ne manquent pas ! Le temps de préparation habituel d’un design sprint ou atelier à distance doit cependant s’allonger de 25% environ, surtout la première fois. En effet, il faut prendre le temps de bien se répartir les tâches de préparation, ce qui est habituellement plus rapide quand l’équipe d’animation est en war room (tout le monde dans la même pièce, au même moment pour travailler ensemble sur le même sujet).

Pour cela un lead designer et un chef de projet aguerris et travaillant main dans la main seront indispensables. Toutes les personnes qui assureront l’animation de l’atelier doivent maîtriser l’outil utilisé. Ne négligez surtout pas ce temps de prise en main en amont. Et pour combattre la morosité du confinement, mettez-vous tous en visioconférence, même si vous n’avez rien à vous dire. Le bénéfice : découvrir le motif du pyjama de vos collègues ;-) !

Plus sérieusement, cette visioconférence vous permettra de continuer à communiquer en aparté PENDANT toute cette préparation. Cela afin de partager vos questionnements, demander des modifications de groupe en direct, tenir votre maître du temps au courant… Autrement dit, la communication doit rester de mise, même à distance.

Soignez votre publicité auprès des participants.

La co-création à distance n’est pas encore ancrée dans nos habitudes ! Pensez à écrire “les règles du jeu” dans une présentation claire. Incitez également les personnes à être attentives en répondant par mail : “J’ai bien compris les règles de fonctionnement de l’atelier à distance et je m’engage à être entièrement disponible et libéré de toute tâche concurrente lors des périodes indiquées” signé “Michel de la compta”.

Si l’outil de partage choisi présente quelques subtilités, pensez à réaliser un mini atelier de prise en main avec vos participants avant le début de la séance. Demandez à chacun des participants de regarder la démo de l’outil que vous allez utiliser et envoyez éventuellement des astuces si vous en avez.

Choix des méthodes :

Reprenez le programme que vous avez prévu et transformez tout ce que vous pouvez en mode “à distance”.

Méthode #1 : Ice-breaker

Tout d’abord, presque le plus difficile, comment réaliser un ice-breaker à distance ? Pourquoi ne pas faire remplir un petit questionnaire à vos participants en amont ? L’idée pourra être de lister les hobbies de chacun et de faire deviner à qui il appartient (photo à l’appui). L’animateur qui partage son écran pourra disposer chaque photo en face du hobbie dans un slide.

Reprenez la liste de tous vos ice-breakers préférés et faites l’exercice. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous inspirer des bonnes idées disponibles. Mural par exemple, a publié sur son blog une liste d’ice breakers à distance que l’on aime particulièrement.

Méthode #2 : Plénières

Pour les plénières inspirationnelles, pas de difficulté majeure. Une présentation partagée pourra sans doute faire l’affaire. Tout dépend de votre ambition.

Méthode #3 : Ateliers de réflexion

Dans le cas d’ateliers de réflexion en groupe, créez des groupes de travail, avec des conférences séparées (partagées à l’avance). Chaque groupe devra se connecter à ces “conférences de groupe”, puis revenir présenter son travail aux autres dans un temps imparti, lors de la “conférence plénière”. Un animateur avec une connexion wifi sans faille est nécessaire dans chaque groupe. Pensez à écrire les règles du jeu dans vos mails de partage aux “conférences de groupe”, pour que tout le monde soit aligné.

Méthode #4 : Cartographie de l’expérience

Pour réaliser une cartographie de l’expérience (experience map), même principe. Cependant, votre canevas ou support doit être encore plus finement préparé que d’habitude par l’équipe en amont. Et avec la validation d’une personne du métier pour ne pas commettre d’impair, c’est plus sûr. L’idéal serait de se laisser un peu de temps entre l’atelier et la consolidation, puis avant la restitution par l’équipe. L’occasion pour les participants de donner le goûter au petit dernier, par exemple !

Zoom sur les outils

Parmi les outils que l’on utilise régulièrement, notons :

Miro : il comprend de nombreux canevas types, qui fonctionnent en collaboration ou de manière asynchrone. Il permet par exemple de réaliser des cartographies mentales (mind map) en collaboration.

Mural : il permet de travailler à plusieurs et propose une myriade d’astuces sur son blog, de bonnes idées pour travailler comme dans la vraie vie. Et bonheur, il permet aussi de voter pour prioriser ! Il comporte une belle bibliothèque de canevas qui peuvent vous donner des idées pour lancer des ateliers à distance pertinents et efficaces. En bonus, l’essai gratuit de 30 jours est passé à 90 jours en ces temps de confinement.

Klaxoon : il a récemment étendu son offre initiale de sondages et quiz en live à un tableau blanc partagé pour réaliser différents types de sessions d’idéation et de votes en groupe et à distance.

iObeya : il comporte une bibliothèque d’ateliers collaboratifs en ligne.

Jamboard : un outil simple pour faire des brainstormings en ligne, et accessible depuis la suite Google…

Bref, vous l’aurez compris, vous avez l’embarras du choix.

Vous utilisez d’autres outils ? Vous avez une astuce qui fonctionne à merveille ? Nous sommes à l’écoute de vos retours et suggestions ! On parie que la communauté des designers va être rester soudée par temps de crise.

Pour le maquettage, ça peut se corser, évidemment.

Vous avez deux choix :

  1. Faire réaliser et prendre en photo leurs oeuvres par les participants, qui vont ensuite les expliquer aux autres membres du groupe. L’animateur ou un rapporteur valeureux en fera une synthèse.

  2. Préparer en amont des “éléments” de base (par exemple sur Sketch ou votre outil préféré pour des maquettes d’applications ou de sites web). Puis faire réaliser le maquettage du groupe par l’animateur à partir des remarques orales des participants, sur son écran partagé. Vous allez me dire : “Oui mais comment prévoir les éléments à l’avance ?”. Et bien disons que ce que nous avons l’habitude de produire, chez Idean, ce sont des éléments relativement génériques, modifiables, et beaucoup d’exemples pour inspirer les participants. Là non plus, n’oubliez pas de prévoir un petit essai, une répétition en interne, un atelier “blanc” pour tout tester avant la séance.

Déroulement

Le planning devra être allongé de 10 à 15 minutes pour chaque atelier afin de prendre en compte les temps de connexion des participants (“ha, non Valérie n’est pas connectée, attends, je l’appelle”). Surtout si vous utilisez différents outils de partage pour les ateliers.

Si vous enchaînez plusieurs séquences d’ateliers comme dans un design sprint, raccourcissez aussi vos journées pour débriefer et revoir le planning du lendemain au calme. Le temps que tout le monde soit rodé à ces nouvelles pratiques…

À vous de jouer, avec un peu de créativité, on s’en sort toujours !

En résumé, pour un atelier à distance réussi, prévoir :

  1. 25% de temps de préparation supplémentaire la première fois (temps réduit les fois suivantes avec la même équipe), dont :

    • un temps de prise en main des outils par les animateurs et les participants, voire une répétition (atelier blanc) pour les exercices identifiés comme les plus ardus
    • la validation de certains matériels comme des canevas ou supports d’ateliers (users map, personas, etc.)
  2. Des participants / experts qui maîtrisent les outils choisis, par exemple Sketch

  3. L’envoi de mails spécifiques de préparation aux participants, avec “accusé de lecture”, dont :

    • un mail d’explication du “nouveau” principe de Design Thinking à distance
    • un mail “règles du jeu”, avec tableau de suivi des réponses et relance.
    • un mail de préparation d’ice-breakers
  4. Un planning adapté, incluant des temps de consolidation, à établir avec le lead designer en fonction des exercices choisis.

  5. Des conférences avec partage d’écran :

    • la conférence des designers (équivalent de la war room, active pendant tout le projet)
    • la conférence principale (équivalent de la plénière)
    • les conférences de groupe (équivalent des salles dédiées aux travaux de groupe)

Faites vivre l’intelligence collective dans votre structure !

Nous espérons qu’à présent, vous vous sentez prêt pour ces ateliers à distance. Et si d’aventure vous avez besoin d’un petit rafraîchissement sur la méthodologie Design Thinking, téléchargez gratuitement notre livre “Le Design Thinking est mort. Vive le Design Thinking !. Il contient notamment des templates indispensables d’exercices et rend explicite toute la démarche.

Encore besoin d’un coup de main ?

Vous trouverez ici une bibliothèque de canevas, classé par thèmes. Et ici des astuces pour bien organiser un travail de groupe.

Sur Openclassrooms, vous pouvez consulter les compétences les plus pertinentes à acquérir pour rester productifs : travailler en autonomie, travailler efficacement en équipe ou communiquer en utilisant les outils numériques…

Et pourquoi pas faire appel à une aide extérieure ?

Besoin d’une séance de coaching ? De penser votre première session collaborative à distance ? D’établir une méthodologie de design collaboratif pour votre projet ? Ou simplement de parler de votre stratégie d’expérience utilisateur ?

Nos experts Idean se tiennent prêts (et oui, même à distance, nous répondons présent !) pour vous aider à coacher vos équipes à collaborer efficacement en tenant compte des contraintes de distance. Nous nous baserons sur vos projets pour réaliser nos sessions sur-mesure avec vous et pour vous, comme nous le faisons pour tous nos clients en France ou à l’international.

Contactez-nous : contact.france@idean.com

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